SharePoint — это мощная платформа Microsoft для организации совместной работы, управления контентом и автоматизации процессов в компании. Но даже опытные пользователи не всегда знают все возможности, которые скрываются за стандартными функциями. В этой статье разберём полезные лайфхаки: как эффективно создавать сайты, управлять списками и работать с библиотеками документов. Материал будет полезен как новичкам, так и тем, кто уже давно пользуется SharePoint, но хочет оптимизировать рабочие процессы.
1. Создание сайтов в SharePoint: удобные приёмы
Одна из ключевых возможностей платформы — создание сайтов для командной работы. Правильно настроенный сайт позволяет быстро обмениваться файлами, работать над задачами и вести проекты в одном месте.
– При создании нового сайта используйте шаблоны. SharePoint предлагает готовые решения: командный сайт, сайт коммуникаций, пустой сайт. Они помогают быстро развернуть структуру без ручной настройки.
– Давайте сайту понятное имя. Это улучшает навигацию и ускоряет поиск нужного ресурса в дальнейшем.
– Настройте навигацию. Добавьте ссылки на ключевые разделы: списки, библиотеки, календари. Это особенно удобно, если проект масштабный.
– Используйте раздел «Содержимое сайта», чтобы сразу видеть все приложения, списки и библиотеки.
Быстрый доступ к настройкам
Многие пользователи тратят время на поиск параметров. Лайфхак: нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу и сразу переходите к разделу «Параметры сайта» или «Изменить оформление». Это ускоряет работу и избавляет от лишних кликов.
2. Работа со списками: больше, чем просто таблицы
SharePoint-списки — это универсальный инструмент для хранения информации. По сути, это онлайн-таблицы, которые можно адаптировать под любые задачи: управление задачами, учёт оборудования, ведение контактов.
– Используйте готовые шаблоны списков. Например: задачи, календарь, контакты.
– Включайте настройку столбцов. Можно добавлять собственные поля: выпадающие списки, даты, чекбоксы.
– Настройте условное форматирование. Оно позволяет подсвечивать строки по определённым условиям, например, задачи с просроченными сроками будут выделяться красным.
– Включайте формы Power Apps для более удобного добавления и редактирования данных.
Автоматизация со списками
Списки можно связать с Power Automate. Например:
1. Создать уведомление о новой записи.
2. Настроить автоматическое письмо при изменении данных.
3. Запустить бизнес-процесс по утверждению заявки.
3. Библиотеки документов: ускоряем работу с файлами
Библиотеки в SharePoint — это хранилища документов, где можно совместно редактировать файлы, отслеживать версии и управлять правами доступа.
– Включайте управление версиями. Это позволит отслеживать историю изменений и при необходимости возвращаться к старым версиям документа.
– Настройте метаданные. Вместо хаотичных папок используйте теги и категории. Так искать документы будет быстрее.
– Используйте синхронизацию с OneDrive, чтобы работать с файлами прямо из Проводника Windows или Finder на Mac.
– Включите быструю проверку прав доступа. Через меню файла можно проверить, кто имеет доступ к документу, и при необходимости изменить настройки.
Полезные лайфхаки для библиотек
– Включайте столбцы фильтрации, чтобы быстро находить файлы по тегам.
– Используйте алерты — уведомления о изменениях. Это полезно, если в библиотеке работает много пользователей.
– Работайте с документами прямо в браузере через интеграцию с Office Online, без необходимости скачивать файлы.
4. Общие советы по оптимизации работы в SharePoint
– Всегда используйте поиск. SharePoint имеет мощную поисковую систему, которая ищет не только по имени файла, но и внутри документов.
– Настраивайте права доступа правильно: лучше выдавать доступ к группе, чем каждому пользователю отдельно.
– Объединяйте SharePoint с Microsoft Teams. Это удобно для совместной работы: списки и библиотеки будут доступны прямо из чатов.
SharePoint — это не просто корпоративный портал, а универсальный инструмент для организации эффективной работы. Если грамотно использовать возможности по созданию сайтов, списков и библиотек, можно значительно ускорить процессы и сделать совместную работу более удобной. Используйте описанные лайфхаки, чтобы работать быстрее, структурированнее и с максимальной пользой.
